Het gehele proces ziet er als volgt uit:
- CJP beheert een geldbedrag dat door derden (ministerie van OCW en scholen) beschikbaar is gesteld om aan cultuuronderwijs uit te geven.
- Op basis van het totaal beschikbare geldbedrag krijgen de scholen een overzicht van het beschikbare tegoed per school. Het geld wordt dus niet daadwerkelijk op de rekening van de school gestort.
- De school of de leerling onderneemt culturele activiteiten die met de Cultuurkaart ‘betaald’ worden. Dit kan via een weborder (klassikaal) van de instelling.
- Het bestede bedrag (tegoed) wordt afgetrokken van het schooltegoed. CJP krijgt twee keer per week overzichten van de plaatsgevonden transacties.
- CJP betaalt op basis van de overzichten ‘echt geld’ uit aan de instellingen.