Deze handleiding gaat specifiek over het goedkeuren van weborders die (deels) betaald worden uit het Holocausteducatie-budget.

Informatie vooraf:  Een weborder voor Holocausteducatie-budget 

Aanmaken van de weborder specifiek voor betaling vanuit budget Holocausteducatie

De aanbieder (acceptant Holocausteducatie) maakt de weborder aan.

Dit proces verloopt grotendeels hetzelfde als bij een reguliere weborder, met twee belangrijke aandachtspunten:

Bij het aanmaken van de weborder moet de aanbieder expliciet aangeven dat de weborder uitbetaald mag worden uit het Holocausteducatie-budget. Zonder deze keuze kan de betaling niet worden gedaan met Holocausteducatie-budget

Is het bedrag van de activiteit hoger dan het beschikbare Holocausteducatie-budget, dan wordt het meerdere automatisch betaald uit het reguliere Cultuurkaartbudget van de school.
Is dit niet gewenst, dan moet vooraf met de aanbieder worden afgestemd dat het bedrag van de weborder niet hoger is dan het beschikbare Holocausteducatie-budget.

Extra informatie Schoolprofiel

Met de nieuwe vervoermodule die gebruikt kan worden voor het Holocausteducatie-budget is het noodzakelijk dat het profiel van de school in het CJPschoolportaal wordt aangevuld met een aantal gegevens.

Log hiervoor in op scholen.cjp.nl en ga naar ‘Instellingen’. 

Vul het ‘bezoekadres’ en het ‘ophaaladres voor de bus” in. 

Keuzes in een weborder met budget Holocausteducatie

Een activiteit bij een aanbieder van Holocausteducatie kan worden betaald met:

•           regulier Cultuurkaartbudget,

•           Holocausteducatie-budget,

•           of een combinatie van beide.

De culturele aanbieder vinkt bij het aanmaken van de weborder aan dat de activiteit in aanmerking komt voor het Holocausteducatie-budget.

De budgethouder bepaalt uiteindelijk uit welk budget de betaling plaatsvindt.

Zijn de kosten hoger dan het beschikbare Holocausteducatie-budget, dan kan het restant automatisch uit het reguliere Cultuurkaartbudget worden betaald.

Is dit niet gewenst, dan moet dit vooraf met de aanbieder worden afgestemd of kan de weborder worden afgekeurd zodat een nieuwe weborder met het juiste bedrag wordt aangemaakt.

Nieuw binnen de Cultuurkaart-regeling is dat vervoer onderdeel is van de subsidie. Via het vervoersloket op het Cultuurkaartplatform kunnen scholen busvervoer boeken, waardoor ook verder gelegen locaties zoals Kamp Westerbork, Kamp Vught of het Nationaal Holocaustmuseum beter bereikbaar zijn.

1   

2   

Wil de school alleen vervoer betalen uit het Holocausteducatie-budget?

Het kan voorkomen dat een school ervoor kiest om het Holocausteducatie-budget uitsluitend te gebruiken voor het vervoer naar een activiteit, en niet voor de activiteit zelf. De inhoudelijke activiteit wordt in dat geval op een andere manier gefinancierd (bijvoorbeeld via een aparte factuur).

Om administratief vast te leggen dat het vervoer wordt ingezet in het kader van een Holocausteducatie-activiteit bij een aangesloten acceptant, is het noodzakelijk dat de aanbieder alsnog een weborder aanmaakt in het Cultuurkaartsysteem.

In deze situatie:

•           maakt de aanbieder een weborder aan met een symbolisch bedrag van € 1,00

•           geeft de aanbieder expliciet aan dat de weborder betrekking heeft op een activiteit binnen Holocausteducatie;

•           kan de school/budgethouder het vervoer vanuit de wallet Holocausteducatie betalen.

De weborder van € 1,00 dient uitsluitend ter verantwoording en aantoonbaarheid: hiermee wordt vastgelegd dat het vervoer gekoppeld is aan een activiteit bij een erkende aanbieder van Holocausteducatie.

De kosten voor de activiteit zelf worden in dit geval buiten de weborder om afgehandeld, bijvoorbeeld via een aanvullende factuur.

 Samen kiezen hoe en welk bedrag betaald gaat worden

De weborder ziet er weliswaar hetzelfde uit, er zijn toch een aantal grote verschillen:

·         De weborder kan aangemaakt worden op voorwaarde dat de school voldoende budget heeft. Hierbij wordt HCE-budget opgeteld bij regulier Cultuurkaart-budget.

·         De budgethouder maakt de keuze of bij onvoldoende HCE-budget het regulier Cultuurkaart-budget ingezet mag worden.

·         De keuze voor vervoer wordt pas na het indienen van de weborder door de culturele instelling toegevoegd.

Wat kan er uit Holocausteducatie-budget betaald worden?

·         Alleen vervoer

·         Alleen activiteit.

·         Activiteit en vervoer

Alleen vervoer

Om vast te leggen dat vervoer gekoppeld is aan een activiteit  bij een erkende aanbieder van Holocausteducatie zal er door de aanbieder van de activiteit een weborder van € 1,00 aangemaakt moeten worden.

De Flow loopt als volgt:

1.     Boeking wordt gemaakt bij acceptant Holocausteducatie

2.     Docent geeft aan dat alleen vervoer met Holocausteducatie-budget betaald zal worden

3.     Aanbieder maakt weborder aan van € 1,00

4.     Budgethouder koppelt vervoer aan de weborder

5.     Is Holocausteducatiebudget niet toereikend voor volledige betaling van vervoer? Dan ontvangt de school een aanvullende factuur voor extra Holocausteducatie-budget  Is Holocausteducatiebudget niet toereikend voor het vervoer, dan ontvangt de school een aanvullende factuut

  Alleen activiteit

Bespreek de mogelijkheden met de budgethouder. Gebruik deze beslisboom:

 Activiteit en vervoer

Bespreek de mogelijkheden met de budgethouder. Gebruik deze beslisboom:

De stappen om een weborder te betalen met Holocaustedcuatiebudget

 Goedkeuren van een weborder met budget HCE door budgethouder

Een weborder die vanuit de culturele instelling is aangemaakt voor het budget Holocausteducatie is voor de budgethouder herkenbaar aan het paarse blokje ‘HE’

3   

4   

5   

  Goedkeuren van de weborder stap voor stap

Stap 1: Er staat een weborder klaar 

klik erop of ga naar ‘bestellingen + weborders’

Open de weborder door op ‘wachten op goedkeuring te klikken in de betreffende regel