Het bestellen van Cultuurkaartbudget zodat een school gedurende het Cultuurkaartjaar budget beschikbaar heeft voor culturele activiteiten, erfgoedbezoeken en educatieve programma's. Het budget wordt beheerd via het schoolaccount en kan worden besteed bij aangesloten cultuurpartners. (Cultuurkaartacceptanten)
Scholen kunnen jaarlijks Cultuurkaartbudget bestellen via het scholenportaal. Het budget bestaat uit een bijdrage van de school en een bijdrage van OCW. Na betaling van de factuur wordt het budget beschikbaar gesteld in het schoolaccount.
Dit proces wordt uitgevoerd wanneer een school budget wil aanvragen voor een nieuw Cultuurkaartjaar of aanvullend budget wil bestellen voor het lopende jaar
Procesverloop
Stap 1 - Budgetbehoefte bepalen
De school bepaalt of wordt deelgenomen met een eigen bijdrage of zonder eigen bijdrage en bepaalt de gewenste aantallen leerlingen en docenten. (Deelname in vo is altijd op basis van het totaal aantal leerlingen bij DUO geregistreerd
Stap 2 - Budgetbestelling indienen
De budgethouder logt in op het scholenportaal en dient een budgetbestelling in voor het nieuwe Cultuurkaartjaar. Tijdens dit proces worden ook eventuele docentenpassen besteld.
Stap 3 - Factuur ontvangen
Na het indienen van de bestelling genereert het systeem een factuur voor de school. De factuur is ook beschikbaar in het scholenportaal.
Stap 4 - Factuur betalen
De school betaalt de factuur volgens de afgesproken betaaltermijn. Pas na ontvangst van de betaling wordt het budget beschikbaar gesteld.
Stap 5 - Budget beschikbaar stellen
Na betaling wordt het Cultuurkaartbudget toegevoegd aan het schoolaccount. Bestellingen die vóór 31 december zijn betaald worden direct vanaf 1 januari beschikbaar gesteld voor het nieuwe Cultuurkaartjaar.
Stap 6 - Budget besteden
De school kan het budget gedurende het kalenderjaar besteden via weborders bij meer dan 1800 aangesloten culturele instellingen.
Stap 7 - Jaarafsluiting
Het budget is besteedbaar tot en met 31 december. Openstaande weborders moeten vóór 31 december zijn goedgekeurd. Na afloop van het jaar wordt eventueel resterend budget volgens de geldende regels afgehandeld.
Resultaat
De school beschikt over een actief Cultuurkaartbudget waarmee culturele activiteiten kunnen worden geboekt en betaald via het Cultuurkaartprogramma.