Hoe betaal ik een activiteit inclusief vervoer met holocausteducatie-budget?
Ik ben een docent of budgethouder en weet niet hoe ik holocausteducatie-budget kan gebruiken om binnen het schoolportaal via een weborder een activiteit met vervoer te betalen.
Betalen met
holocausteducatie-budget kan enkel bij holocausteducatie partners, deze zijn hier te vinden. Het verdere proces verloopt exact
hetzelfde als bij een normale weborder. Weet je niet hoe een normale weborder
tot stand komt? Kijk dan hier. Het enige verschil is dat je nu ook bij de partner benoemt dat je gebruik wilt maken van het holocausteducatie-budget. Dit geeft je de mogelijkheid om het busvervoer zelf toe te voegen aan de weborder. Achteraf het busvervoer factureren bij CJP is niet mogelijk.
Het busvervoer is een geautomatiseerd en zelfstandig proces dat via het schoolportaal van CJP loopt. Partners en busmaatschappijen kunnen hier niet bij helpen. Verder is het alleen mogelijk om busvervoer aan een weborder toe te voegen als dit 30+ dagen voor de datum van de activiteit gedaan wordt.
Voordat je onderstaande stappenplan kan doorlopen, moet de Holocausteducatie-partner waarbij de activiteit zal plaatsvinden een weborder aanmaken.
- Geef aan dat je graag gebruik maakt van Holocausteducatie-budget om de activiteit te betalen.
- De partner maakt een weborder aan voor de activiteit.
- De budgethouder ontvangt de weborder in het schoolportaal en volgt onderstaand stappenplan waardoor het busvervoer aan de weborder zelfstandig wordt toegevoegd.
- Het busvervoer is een geautomatiseerd proces dat via CJP loopt. Partners of busmaatschappijen kunnen hier niet bij helpen.
- Heb je het stappenplan gevolgd en dus de weborder goedgekeurd? Dan wordt het busvervoer en eventueel de activiteit automatisch betaald en gereserveerd voor de ingevulde datum en tijden.
- Wanneer het Holocausteducatie-budget niet toereikend is voor de kosten van de busreis, zal er nog een aparte factuur verzonden worden voor de overige kosten.
- Enkele dagen voor de activiteit ontvang je aanvullende informatie over de busreis vanuit de busmaatschappij.
Wil je een prijsindicatie van het busvervoer voordat je de weborder aanvraagt? Zie dan dit artikel voor hoe je een prijsindicatie gemakkelijk kan berekenen binnen het schoolportaal.Heeft de Holocausteducatie-partner een weborder aangemaakt met de mogelijkheid om met Holocausteducatie-budget te betalen? Dan is deze voor de
budgethouder herkenbaar aan het paarse blokje ‘HE’. Op dit moment staat er nog geen busvervoer gekoppeld aan de weborder, volg het volgende stappenplan om dit zelf te koppelen.
Zie je dit paarse blokje niet achter de weborder staan? Dan is het niet mogelijk om met holocausteducatie-budget te betalen of vervoer te selecteren tijdens het keuren van de weborder. Neem contact op met de desbetreffende partner met de vraag om de weborder opnieuw te plaatsen met de juiste instellingen.
Stap 1:
Controleer of het 'ophaaladres voor busvervoer' is ingevuld binnen de instellingen van het school account. Deze gegevens staan onderaan de pagina. Als deze niet is ingevuld, vul deze dan nog in, anders is het betalen van busvervoer via een weborder niet mogelijk.
Stap 2:
Klik op de weborder via het belicoontje rechts bovenin, het openstaande weborders schema of ga naar ‘bestellingen + weborders’ en open daar de desbetreffende weborder.
Wanneer alleen het vervoer betaald wordt via een weborder, en dus niet ook de activiteit, dan zal er een weborder met een symbolisch bedrag van €1 worden aangemaakt. De weborder van € 1 dient uitsluitend ter verantwoording en aantoonbaarheid: hiermee wordt vastgelegd dat het vervoer gekoppeld is aan een activiteit bij een erkende aanbieder van Holocausteducatie. Wordt ook de activiteit met de weborder betaald? Dan zal de weborder gewoon het bedrag van de activiteit hebben.
Stap 3:
Zorg ervoor dat het beide keuzes op 'Ja' staan, de 'Goedkeuren' knop zal dan ook veranderen in een 'Volgende' knop. Als enkel de bovenste keuze op 'Ja' staat, zul je de weborder in een keer goedkeuren zonder dat het vervoer is meegenomen in de weborder. Zorg er dus voor dat beide opties op 'Ja' staan als je busvervoer wilt toevoegen aan de activiteit.
Heb je de weborder toch per ongeluk goedgekeurd zonder het onderste busvervoer schuifje op akkoord te zetten? Neem dan zo snel mogelijk contact op met de klantenservice. Zodra de weborder namelijk is uitbetaald kan dit niet meer worden ongedaan.
Stap 4:
Vul vervolgens alle informatie correct in. Nadat je dit hebt gedaan zul je bij een overzicht komen waarin je alle informatie kan controleren. Doe dit ook goed, verkeerde informatie kan tot problemen leiden.
Stap 5:
Klik op 'Volgende' om naar het laatste scherm te gaan. Op het laatste scherm kun je selecteren op welke manier je het holocausteducatie-budget wilt besteden. Er zijn drie opties:
Optie 1
De activiteit en het vervoer met holocausteducatie-budget betalen.
Als het Holocausteducatie-budget niet toereikend is voor de activiteit, dan kan het resterende bedrag worden betaald uit het reguliere Cultuurkaart-budget. Als er niet genoeg Holocausteducatie-budget is voor het vervoer, dan wordt het resterende bedrag gefactureerd.
Optie 2
Alleen de activiteit met het holocausteducatie-budget betalen.
De kosten voor het busvervoer dienen per factuur te worden voldaan. Als er niet genoeg Holocausteducatie-budget is voor de activiteit, dan kan het resterende bedrag worden betaald uit het reguliere Cultuurkaart-budget.
Optie 3
Alleen het vervoer met holocausteducatiebudget betalen.
De kosten van de activiteit worden verrekend met het Cultuurkaart-budget. Als er niet genoeg Holocausteducatie-budget is voor het vervoer, dan wordt het resterende bedrag gefactureerd.
Stap 6:
Keur de weborder goed en vul, wanneer van toepassing, de factuurgegevens in.
Na deze stap is het busvervoer gereserveerd, (deels) betaald en wanneer van toepassing is ook de activiteit gereserveerd en betaald. Je ontvangt enkele dagen voor de activiteit de laatste informatie vanuit de busmaatschappij. Op elk moment na goedkeuring kun je het zelf ingevulde overzicht van de busreis terugvinden binnen de goedgekeurde weborder.