Het beoordelen en goedkeuren van een weborder die door een culturele instelling is ingediend, zodat Cultuurkaartbudget kan worden ingezet voor een culturele activiteit, de betaling kan worden verwerkt en de Culturele instelling wordt betaald
Culturele instellingen dienen weborders in voor activiteiten die zij uitvoeren voor een school. Een weborder bevat onder andere informatie over de activiteit, het bedrag en het aantal deelnemers. De budgethouder van de school controleert de aanvraag en beslist of deze wordt goedgekeurd of afgewezen.
Pas na goedkeuring wordt het Cultuurkaartbudget gereserveerd en kan de betaling worden verwerkt. Uitvoering van dit proces is belangrijk voor een correcte administratie en verantwoording van bestedingen.
Dit proces wordt gebruikt wanneer een culturele instelling een weborder heeft ingediend die betaald moet worden uit het Cultuurkaartbudget van de school.
Procesverloop
Stap 1 - Weborder indienen
De culturele instelling maakt een weborder aan en dient deze in bij de school. De weborder verschijnt in het scholenportaal onder Bestellingen → Weborders.
Stap 2 - Weborder controleren
De budgethouder controleert:
- de naam van de culturele instelling;
- de activiteit;
- de datum van uitvoering;
- het bedrag;
- het aantal deelnemers;
- leerjaar en niveau
Stap 3 - Weborder goedkeuren of afwijzen
De budgethouder neemt een besluit:
- Bij goedkeuring wordt het bedrag op het beschikbare budget in mindering gebracht.
- Bij afwijzing ontvangt de culturele instelling een melding en kan de aanvraag eventueel worden aangepast en opnieuw worden ingediend.
Stap 5 - Financiële verwerking
Na goedkeuring wordt de weborder opgenomen in de verdere controle, administratieve verwerking en betaling via het Cultuurkaartsysteem.
Stap 6 - Registratie en rapportage
De goedgekeurde weborder wordt opgenomen in de bestedingsadministratie van de school en telt mee voor rapportages en verantwoording van het Cultuurkaartbudget.
Resultaat
De culturele activiteit is goedgekeurd, het Cultuurkaartbudget is correct geregistreerd en de betaling kan worden verwerkt.
Beleidsregels
- Alleen de budgethouder of een bevoegd gemachtigde kan een weborder goedkeuren.
- Een weborder mag uitsluitend worden goedgekeurd wanneer deze voldoet aan de voorwaarden van het Cultuurkaartbudget.
- De aantallen deelnemers moeten correct zijn ingevuld, omdat deze gegevens worden gebruikt voor monitoring, rapportages en subsidieverantwoording.
- Weborders die met Cultuurkaartbudget worden betaald moeten uiterlijk vóór 31 december zijn goedgekeurd om ten laste van het budget van dat jaar te kunnen worden verwerkt.
Gerelateerde processen
Cultuurkaartbudget bestellen
Cultuurkaartbudget besteden
Weborder indienen door culturele instelling
Holocausteducatiebudget besteden
Budgetoverzicht en bestedingen raadplegen