Hoe upload ik studenten- en docentengegevens anoniem?

Hoe upload ik studenten- en docentengegevens anoniem?

Quote
Ik ben een budgethouder en ik weet niet hoe ik student- en docent gegevens anoniem upload binnen het beheer studenten en beheer docenten scherm in het schoolportaal.

Het uploaden van de studentgegevens volgens de reguliere methode is de snelste en makkelijkste manier om de studenten de gratis CJP aan te bieden. De mails hiervoor  worden dan namelijk makkelijk en automatisch via het Cultuurkaartsysteem verstuurd. Voor scholen die, ondanks dat CJP aan alle AVG-eisen voldoet, toch liever geen persoonsgegevens met CJP delen, is er een alternatieve manier om de gegevens anoniem te uploaden.
Warning
In dit alternatieve proces is de school verantwoordelijk voor het zorgvuldig distribueren van de activatiecode via een ander kanaal. CJP kan in dit geval geen rol spelen hierin

Het aanleveren van anonieme gegevens gaat in 3 stappen: 



  1. Stap 1. Voorbereiding:

    Om te zorgen dat de budgethouder, docenten en studenten de e-mails van CJP goed ontvangen is het belangrijk om de IP-adressen van CJP aan de whitelist toe te voegen.
    Laat dit bijvoorbeeld doen door de systeembeheerder of de ICT-coördinator van de school. 
    Vanuit deze IP-adressen stuurt CJP e-mails: 

    • 188.94.184.36 

    • 188.94.185.36 

    • 188.94.184.37 

    • 188.94.185.37 

    • 188.94.184.38 

    • 188.94.185.38 

     

    Stap 2. De gegevens verzamelen en in het juiste template klaarzetten

    1. Log in op het schoolportaal via https://scholen.cjp.nl.
    2. Klik op de gewenste 'beheer' pagina voor het invoeren van gegevens. De stappen voor het uploaden van studenten/docenten gegevens zijn gelijk. 


    Warning
    Staan er al gegevens geüpload op deze pagina(s)? Volg dan dit artikel voor instructies om de verkeerde gegevens te vervangen door correcte.

    3. Klik op het blok van stap 1 om het template te downloaden. De templates zijn ook als bestand toegevoegd aan dit artikel. 



    4. Vul de kolommen precies volgens het format van de Excel-template in met de gegevens van de studenten en/of docenten. De gegevens kunnen uit de administratiesoftware van de school worden geëxporteerd. 

    Idea
    Tip: schakel de hulp van een collega op de afdeling administratie van de school in. Zie dit artikel voor uitleg over hoe je tussenvoegsels toevoegt aan de template.



    Voorbeeld van een ingevuld anoniem studententemplate


    Voorbeeld van een ingevuld anoniem docententemplate

    5. Sla het ingevulde template op de computer op. Om na te gaan of het template op de juiste manier is ingevuld en of de gegevens door het systeem gelezen kunnen worden, moet het bestand gecontroleerd worden in de validatietool in het scholenportaal. Doe dit door op het blok van stap 2 te drukken.



    6. Selecteer vervolgens de 'Valideer' knop die van toepassing is en upload de bijbehorende juiste ingevulde template. 



    7. Open het opgeslagen bestand. Het systeem controleert of alle gegevens op de juiste manier in het Excel staan en geeft aan of het bestand goedgekeurd is of niet.



    Warning
    Verschijnt er een rode balk? Dan is het bestand niet op de juiste manier ingevuld. De validatietool geeft aan waar de fouten zitten. Pas de fouten aan in het .xls of .xlsx bestand, sla het bestand opnieuw op en volg nogmaals stap 6. 
    8. Druk op het kruisje rechts bovenin de pop-up en vervolg het proces door op het blok van stap 3 te drukken.



    9. Selecteer nogmaals het juiste bestand en open deze.



    10. Lees de bijbehorende teksten, vink de vakjes aan en druk op 'Afronden'.




    11. In het 'Beheer studenten' of 'Beheer docenten' overzicht staan nu alle gegevens.



     

Genereren van activatiecodes met anonieme gegevens 

Met de anonieme emailgegevens kan het CJP systeem niet gebruikt worden voor de verspreiding. De codes zullen via de kanalen van de school verspreid moeten worden aan de studenten en docenten 

  1. 1. Klik op 'exporteer activatiecodes' in het menu 'Beheer en hulpmiddelen'. 

  1. 2. Er wordt een Excelbestand gegenereerd waarin in kolom F alle codes staan. Deze kunnen via de kanalen van de school gedeeld worden met de leerlingen en docenten. 


  3. Wil je extra docenten of studenten uploaden? Zie dan dit artikel.