HANDLEIDING: Anonieme student- en docent gegevens uploaden

HANDLEIDING: Anonieme student- en docent gegevens uploaden



Alternatief proces: Anonieme gegevens uploaden  
Het uploaden van de studentgegevens volgens de reguliere methode is de snelste en makkelijkste manier om de studenten de gratis CJP aan te bieden. De mails hiervoor  worden dan namelijk makkelijk en automatisch via het Cultuurkaartsysteem verstuurd. Voor scholen die, ondanks dat CJP aan alle AVG-eisen voldoet, toch liever geen persoonsgegevens met CJP delen, is er een alternatieve manier om de gegevens anoniem te uploaden.
In dit alternatieve proces is de school verantwoordelijk voor het zorgvuldig distribueren van de activatiecode via een ander kanaal. CJP kan in dit geval geen rol spelen hierin

Het aanleveren van anonieme gegevens gaat in 3 stappen: 

Stap 1. Voorbereiding 

Stap 2. Anonieme gegevens verzamelen en klaarzetten 

Stap 3. Activatiecodes genereren 

Stap 1. Voorbereiding 

Zorg ervoor dat iedereen de mails van CJP kan ontvangen. Om te zorgen dat de budgethouder, docenten en studenten de e-mails van CJP goed ontvangen is het belangrijk om de IP-adressen van CJP aan de whitelist toe te voegen. Laat dit bijv. doen door de systeembeheerder of de ICT-coördinator van de school. 

Vanuit deze IP-adressen stuurt CJP e-mails: 

  • 188.94.184.36 

  • 188.94.185.36 

  • 188.94.184.37 

  • 188.94.185.37 

  • 188.94.184.38 

  • 188.94.185.38 

 

Stap 2. Anonieme gegevens verzamelen en klaarzetten 

  1. 1. Log in op het scholenportal via https://scholen.cjp.nl 

  1. 2. Klik op ‘beheer studenten’ 

  1. 3. Klik op de link bij stap 1 om het template te downloaden. 

  1. 4. Vul de kolommen precies volgens het format van de Excel-template in met in dit alternatieve proces zoveel geanonimiseerde gegevens als er studenten of docenten zijn. (zie voorbeeld) 

 

Afbeelding met tekst, schermopname, nummer, Lettertype Door AI gegenereerde inhoud is mogelijk onjuist. 

Voorbeeld template met anonieme gegeven 

 

  1. 5. Sla het ingevulde template op de computer op. Om na te gaan of het template op de juiste manier is ingevuld en of de gegevens door het systeem gelezen kunnen worden, moet het bestand gecontroleerd worden in de     validatietool in het scholenportal. 

  1. 6. Klik op de link bij stap 2: validatietool. Kies in volgende scherm ‘valideer studenten’ (of docenten). 

  1. 7. Open het opgeslagen bestand. Het systeem controleert of alle gegevens op de juiste manier in het Excel staan. 


Verschijnt er een rode balk? Dan is het bestand niet op de juiste manier ingevuld. De validatietool geeft aan waar de fouten zitten. Pas de fouten aan in het .xls of .xlsx bestand, sla het bestand opnieuw op en volg nogmaals stap 6. 

Verschijnt er een groene balk? Dan zijn de bestanden klaar om te worden geüpload. 


  1. 8. Upload het bestand via de link bij stap 3: Upload. 


Genereren van activatiecodes met anonieme gegevens 

Met de anonieme emailgegevens kan het CJPsysteem niet gebruikt worden voor de verspreiding. De codes zullen via de kanalen van de school verspreid moeten worden aan de studenten en docenten 

  1. 1. Klik op 'exporteer activatiecodes' in het menu 'beheer en hulpmiddelen'. 

  1. 2. Er wordt een Excelbestand gegenereerd waarin in kolom F alle codes staan. Deze kunnen via de kanalen van de school gedeeld worden.