Ik ben een budgethouder en ik weet niet hoe ik student- en docent gegevens upload binnen het beheer studenten en beheer docenten scherm in het schoolportaal.

Kies voor geanonimiseerde gegevens als de school geen persoonsgegevens wilt delen met CJP. Gebruikers worden dan anoniem geregistreerd. De distributie van de actievatiecodes kan dan niet via CJP gaan, dit moet dan via de kanalen van de school gedaan worden.

1. Log in op het schoolportaal via https://scholen.cjp.nl.

2. Klik op de gewenste 'beheer' pagina voor het invoeren van gegevens. De stappen voor het uploaden van studenten/docenten gegevens zijn gelijk. 

Staan er al gegevens geüpload op deze pagina(s)? Volg dan dit artikel voor instructies om de verkeerde gegevens te vervangen door correcte.

3. Klik op het blok van stap 1 om het template te downloaden. De templates zijn ook als bestand toegevoegd aan dit artikel. 

4. Vul de kolommen precies volgens het format van de Excel-template in met de gegevens van de studenten en/of docenten. De gegevens kunnen uit de administratiesoftware van de school worden geëxporteerd. 

Tip: schakel de hulp van een collega op de afdeling administratie van de school in. Zie dit artikel voor uitleg over hoe je tussenvoegsels toevoegt aan de template.

Voorbeeld van een ingevuld studententemplate

Voorbeeld van een ingevuld docententemplate

5. Sla het ingevulde template op de computer op. Om na te gaan of het template op de juiste manier is ingevuld en of de gegevens door het systeem gelezen kunnen worden, moet het bestand gecontroleerd worden in de validatietool in het scholenportaal. Doe dit door op het blok van stap 2 te drukken.

6. Selecteer vervolgens de 'Valideer' knop die van toepassing is en upload de bijbehorende juiste ingevulde template. 

7. Open het opgeslagen bestand. Het systeem controleert of alle gegevens op de juiste manier in het Excel staan en geeft aan of het bestand goedgekeurd is of niet.

Verschijnt er een rode balk? Dan is het bestand niet op de juiste manier ingevuld. De validatietool geeft aan waar de fouten zitten. Pas de fouten aan in het .xls of .xlsx bestand, sla het bestand opnieuw op en volg nogmaals stap 6. 

8. Druk op het kruisje rechts bovenin de pop-up en vervolg het proces door op het blok van stap 3 te drukken.

9. Selecteer nogmaals het juiste bestand en open deze.



10. Lees de bijbehorende teksten, vink de vakjes aan en druk op 'Afronden'.

11. In het 'Beheer studenten' of 'Beheer docenten' overzicht staan nu alle gegevens.