HANDLEIDING Stap 1 van CJP pas activeren: Gegevens uploaden van studenten en docenten

Gegevens studenten en docenten uploaden en uitnodigen voor de CJPpas

De kracht van de CJP Cultuurkaart zit in de combinatie van budget én toegang. Budget en de (gratis) CJP pas.

In deze handleiding lees je hoe je gegevens van studenten en docenten toevoegt aan het schoolportaal en de CJP pas aan hen beschikbaar stelt.

In deze handleiding de instructies van 2 processen

- Het uploaden van gegevens van studenten en docenten

- Het aanmaken en versturen van de activatiecodes

Voor het uploaden van gegevens zijn 2 methodes:

- Uploaden van bestaande gegevens van studenten en docenten

- Uploaden van geanonimiseerde gegevens van studenten en docenten (ga naar de handleiding voor dit alternatieve proces)

Kies voor geanonimiseerde gegevens als de school geen persoonsgegevens wilt delen met CJP. Gebruikers worden dan anoniem geregistreerd. Er kunnen dan geen emails aan studenten of docenten via het CJP systeem verstuurd worden

Uploaden van gegevens voor studenten en docenten

Dit gaat in 3 stappen:

Stap 1: voorbereiding
Stap 2: de gegevens verzamelen en klaarzetten
Stap 3: activatiecodes aanmaken en uitnodiging versturen

Extra: toevoegen gegevens instromers en nieuwe docenten

Stap 1. Voorbereiding

Zorg ervoor dat iedereen de mails van CJP kan ontvangen. 

Om te zorgen dat de budgethouder, docenten en studenten de e-mails van CJP goed ontvangen is het belangrijk om de IP-adressen van CJP aan de whitelist toe te voegen.

Laat dit bijv. doen door de systeembeheerder of de ICT-coördinator van de school.

Vanuit deze IP-adressen stuurt CJP e-mails:

188.94.184.36

188.94.185.36

188.94.184.37

188.94.185.37

188.94.184.38

188.94.185.38

Stap 2. De gegevens verzamelen en in het juiste template klaarzetten

- Log in op het scholenportal via https://scholen.cjp.nl

- Klik op ‘beheer studenten’ voor het invoeren van studentgegevens. Voor het invoeren van docentgegevens, klik op 'beheer docenten'. De stappen voor studenten/docenten zijn hierna gelijk.

- Klik op de link bij stap 1 om het template te downloaden.
Voor het aanleveren van de gegevens zul je het juiste template moeten gebruiken. Het is niet mogelijk om gegevens op een andere manier aan te leveren.

Het template op de juiste manier invullen:

Er zijn twee Exceltemplates: één voor studenten en één voor docenten.

Voor het verzamelen en op de juiste manier ordenen van de gegevens, is het belangrijk dat deze templates volgens het format ingevuld worden.

Vul de kolommen precies volgens het format van de Excel-template in met de gegevens van de studenten en/of docenten.

De gegevens kunnen uit de administratiesoftware van de school worden geëxporteerd. Tip: schakel de hulp van een collega op de afdeling administratie van de school in.

Benodigde gegevens studenten:	Benodigde gegevens docenten:
Voornaam	Voornaam
Achternaam	Achternaam
E-mailadres	E-mailadres
Leerjaar
klasnaam

Uploaden 2. Overzicht template.

Voorbeeld van een ingevuld template

- Sla het ingevulde template op de computer op. Om na te gaan of het template op de juiste manier is ingevuld en of de gegevens door het systeem gelezen kunnen worden, moet het bestand gecontroleerd worden in de validatietool in het scholenportal.

- Klik op de link bij stap 2: validatietool. Kies in volgende scherm ‘valideer studenten’ (of docenten).

- Open het opgeslagen bestand. Het systeem controleert of alle gegevens op de juiste manier in het Excel staan.

Verschijnt er een rode balk? Dan is het bestand niet op de juiste manier ingevuld. De validatietool geeft aan waar de fouten zitten. Pas de fouten aan in het .xls of .xlsx bestand, sla het bestand opnieuw op en volg nogmaals stap 6. Verschijnt er een groene balk? Dan zijn de bestanden klaar om te worden geüpload.

- Upload het bestand via de link bij stap 3: Upload

In het overzicht ‘beheer studenten’ staan nu alle gegevens.

Nu kunnen de activatiecodes voor het activeren van de gratis CJP worden aangemaakt.

Stap 3. Activatiecodes genereren

Om de CJP te activeren hebben de studenten en/of docenten een unieke activatiecode nodig.

Als er bruikbare emailadressen zijn geüpload, dan kunnen de studenten/docenten via het CJP-systeem gemaild worden;

1. Ga naar Beheer studenten, de geüploade gegevens staan in het overzicht

2. Klik op ‘activatiecodes versturen’

3. Klik door tot de bevestigings-pop-up

4. De codes staan klaar in het overzicht

Extra: Uploaden extra studenten en docenten

Zijn er enkele instromers of nieuwe docenten, dan is het niet nodig een heel nieuw studenten/ docentenbestand te uploaden.

1. Log in op scholen.cjp.nl

2. Klik op ‘beheer studenten’

3. Klik op ‘beheer en hulpmiddelen’

4. Klik op ‘voeg student toe’

5. Vul de gevraagde gegevens in en klik op toevoegen

6. Selecteer de student uit de lijst en nodig de student uit de CJP te activeren.