stap-voor-stap: gegevens uploaden van studenten en docenten
Gegevens studenten en docenten uploaden en uitnodigen voor de CJPpas
In deze handleiding de instructies van 2 processen
Het uploaden van gegevens van studenten en docenten
Het aanmaken en versturen van de activatiecodes
Voor het uploaden van gegevens zijn 2 methodes:
Uploaden van bestaande gegevens van studenten en docenten
Uploaden van geanonimiseerde gegevens van studenten en docenten
Uploaden van bestaande gegevens voor studenten en docenten
Dit gaat in 3 stappen:
Stap 1: voorbereiding
Stap 2: de gegevens verzamelen en klaarzetten
Stap 3: activatiecodes aanmaken en uitnodiging versturen
Extra: toevoegen gegevens instromers en nieuwe docenten
Stap 1. Voorbereiding
Zorg ervoor dat iedereen de mails van CJP kan ontvangen. Om te zorgen dat de budgethouder, docenten en studenten de e-mails van CJP goed ontvangen is het belangrijk om de IP-adressen van CJP aan de whitelist toe te voegen. Laat dit bijv. doen door de systeembeheerder of de ICT-coördinator van de school.
Vanuit deze IP-adressen stuurt CJP e-mails:
188.94.184.36
188.94.185.36
188.94.184.37
188.94.185.37
188.94.184.38
188.94.185.38
Stap 2. De gegevens verzamelen en in het juiste template klaarzetten
Log in op het scholenportal via https://scholen.cjp.nl
Klik op ‘beheer studenten’ voor het invoeren van studentgegevens. Voor het invoeren van docentgegevens, klik op 'beheer docenten'. De stappen voor studenten/docenten zijn hierna gelijk.
Klik op de link bij stap 1 om het template te downloaden. Voor het aanleveren van de gegevens zul je het juiste template moeten gebruiken. Het is niet mogelijk om gegevens op een andere manier aan te leveren.
Het template op de juiste manier invullen:
Er zijn twee Exceltemplates: één voor studenten en één voor docenten.
Voor het verzamelen en op de juiste manier ordenen van de gegevens, is het belangrijk dat deze templates volgens het format ingevuld worden.
Vul de kolommen precies volgens het format van de Excel-template in met de gegevens van de studenten en/of docenten.
De gegevens kunnen uit de administratiesoftware van de school worden geëxporteerd. Tip: schakel de hulp van een collega op de afdeling administratie van de school in.
Benodigde gegevens studenten: | Benodigde gegevens docenten: |
Voornaam | Voornaam |
Achternaam | Achternaam |
E-mailadres | E-mailadres |
Leerjaar |
|
klasnaam |
|
Voorbeeld van een ingevuld template
Sla het ingevulde template op de computer op. Om na te gaan of het template op de juiste manier is ingevuld en of de gegevens door het systeem gelezen kunnen worden, moet het bestand gecontroleerd worden in de validatietool in het scholenportal.
Klik op de link bij stap 2: validatietool. Kies in volgende scherm ‘valideer studenten’ (of docenten).
Open het opgeslagen bestand. Het systeem controleert of alle gegevens op de juiste manier in het Excel staan.
Verschijnt er een rode balk? Dan is het bestand niet op de juiste manier ingevuld. De validatietool geeft aan waar de fouten zitten. Pas de fouten aan in het .xls of .xlsx bestand, sla het bestand opnieuw op en volg nogmaals stap 6.
Verschijnt er een groene balk? Dan zijn de bestanden klaar om te worden geüpload.
Upload het bestand via de link bij stap 3: Upload
In het overzicht ‘beheer studenten’ staan nu alle studenten. Nu kunnen de activatiecodes voor het activeren van de gratis CJP worden aangemaakt. Lees in de handleiding ‘uitnodigen’ hoe je dit stap voor stap doet.
Stap 3. Activatiecodes genereren
De gratis CJP biedt veel voordelen voor studenten én docenten. Om deze gratis CJP te activeren hebben zij een unieke activatiecode nodig. Als er bruikbare emailadressen zijn geüpload, dan kunnen deze via het CJP-systeem gemaild worden;
Ga naar Beheer studenten, de geüploade gegevens staan in het overzicht
Klik op ‘activatiecodes versturen’
Klik door tot de bevestigings-pop-up
De codes staan klaar in het overzicht
Zie handleiding 5: versturen van de activatiecodes
Extra: Uploaden extra studenten en docenten
Zijn er enkele instromers of nieuwe docenten, dan is het niet nodig een heel nieuw studenten/ docentenbestand te uploaden.
Log in op scholen.cjp.nl
Klik op ‘beheer studenten’
Klik op ‘beheer en hulpmiddelen’
Klik op ‘voeg student toe’
Vul de gevraagde gegevens in en klik op toevoegen
Selecteer de student uit de lijst en nodig de student uit de CJP te activeren. Lees hier hoe.
Alternatief proces: Anonieme gegevens uploaden
Het aanleveren van anonieme gegevens gaat in 3 stappen:
Stap 1. Voorbereiding
Stap 2. Anonieme gegevens verzamelen en klaarzetten
Stap 3. Activatiecodes genereren
Het uploaden van de studentgegevens volgens de reguliere methode is de snelste en makkelijkste manier om de studenten de gratis CJP aan te bieden. De mails hiervoor worden makkelijk en automatisch via het Cultuurkaartsysteem verstuurd. Voor scholen die, ondanks dat CJP aan alle AVG-eisen voldoet, toch liever geen persoonsgegevens met CJP delen, is er een alternatieve manier om de gegevens anoniem te uploaden. Daarmee is de school wel verantwoordelijk voor het zorgvuldig distribueren van de activatiecode via een ander kanaal. CJP kan in dit geval geen rol spelen hierin.
Hier lees je hoe je anonieme gegevens kunt uploaden en activatiecodes kunt aanmaken.
Stap 1. Voorbereiding
Zorg ervoor dat iedereen de mails van CJP kan ontvangen. Om te zorgen dat de budgethouder, docenten en studenten de e-mails van CJP goed ontvangen is het belangrijk om de IP-adressen van CJP aan de whitelist toe te voegen. Laat dit bijv. doen door de systeembeheerder of de ICT-coördinator van de school.
Vanuit deze IP-adressen stuurt CJP e-mails:
188.94.184.36
188.94.185.36
188.94.184.37
188.94.185.37
188.94.184.38
188.94.185.38
Stap 2. Anonieme gegevens verzamelen en klaarzetten
Log in op het scholenportal via https://scholen.cjp.nl
Klik op ‘beheer studenten’
Klik op de link bij stap 1 om het template te downloaden.
Vul de kolommen precies volgens het format van de Excel-template in met in dit alternatieve proces zoveel geanonimiseerde gegevens als er studenten of docenten zijn. (zie voorbeeld)
Voorbeeld template met anonieme gegeven
Sla het ingevulde template op de computer op. Om na te gaan of het template op de juiste manier is ingevuld en of de gegevens door het systeem gelezen kunnen worden, moet het bestand gecontroleerd worden in de validatietool in het scholenportal.
Klik op de link bij stap 2: validatietool. Kies in volgende scherm ‘valideer studenten’ (of docenten).
Open het opgeslagen bestand. Het systeem controleert of alle gegevens op de juiste manier in het Excel staan.
Verschijnt er een rode balk? Dan is het bestand niet op de juiste manier ingevuld. De validatietool geeft aan waar de fouten zitten. Pas de fouten aan in het .xls of .xlsx bestand, sla het bestand opnieuw op en volg nogmaals stap 6.
Verschijnt er een groene balk? Dan zijn de bestanden klaar om te worden geüpload.
Upload het bestand via de link bij stap 3: Upload.
Met de anonieme emailgegevens kan het CJPsysteem niet gebruikt worden voor de verspreiding. De codes zullen via de kanalen van de school verspreid moeten worden aan de studenten en docenten
Klik op 'exporteer activatiecodes' in het menu 'beheer en hulpmiddelen'.
Er wordt een Excelbestand gegenereerd waarin in kolom F alle codes staan. Deze kunnen via de kanalen van de school gedeeld worden.
Related Articles
Anonieme gegevens uploaden
Anonieme gegevens uploaden Het aanleveren van anonieme gegevens gaat in 3 stappen: Stap 1. Voorbereiding Stap 2. Anonieme gegevens verzamelen en klaarzetten Stap 3. Activatiecodes genereren Het uploaden van de studentgegevens volgens de reguliere ...Stap-voor-stap aanmelden school voor CJP Cultuurkaart
Aanmelden van de school Meedoen met de CJP Cultuurkaart gaat in stappen. In deze handleiding nemen we stap voor stap door hoe dit werkt. STAP 1: Welke scholen kunnen meedoen met de CJP Cultuurkaart? Scholen voor regulier voortgezet onderwijs en ...Stap-voor-stap: activatiecode versturen naar studenten en docenten
Distributie van de activatiecodes voor de CJP passen Voor het activeren van CJP-passen stelt CJP activatiecodes in het schoolportaal beschikbaar. Er zijn 2 manieren waarop deze gedistribueerd kunnen worden: Via het schoolportaal van CJP Via de ...De leerlingen en docent gegevens van vorig schooljaar zijn niet meer zichtbaar op scholen.cjp.nl
CJP is verplicht om aan het begin van het schooljaar de lijsten te verwijderen om ruimte te maken voor de nieuwe gegevens van schooljaar 24/25 . Daarom zijn lijsten met gegevens weg. er kan nu voor docenten en studenten een nieuwe upload gedaan ...Stap-voor-stap: Hoe bestel ik cultuurkaart-budget voor mijn school?
Handleiding budget bestellen en bijbestellen Om gebruik te kunnen maken van extra financiële middelen voor cultuuronderwijs maak je een budgetbestelling Cultuurkaart in het schoolportaal van CJP via scholen.cjp.nl. Budgetbestellen Dit gaat in 3 ...