stap-voor-stap: gegevens uploaden van studenten en docenten

stap-voor-stap: gegevens uploaden van studenten en docenten

Gegevens studenten en docenten uploaden en uitnodigen 

In deze handleiding de instructies van 2 processen 

  1. Het uploaden van gegevens van studenten en docenten 
  1. Het aanmaken en versturen van de activatiecodes 


Voor het uploaden van gegevens zijn 2 methodes: 

  • Uploaden van bestaande gegevens van studenten en docenten 
  • Uploaden van geanonimiseerde gegevens van studenten en docenten 

​
Deel 1: Uploaden van bestaande gegevens voor studenten en docenten gaat in 3 stappen:  

Stap 1: voorbereiding 
Stap 2: de gegevens verzamelen en klaarzetten 
Stap 3: activatiecodes aanmaken en uitnodiging versturen  

Extra: toevoegen gegevens instromers en nieuwe docenten 

Stap 1. Voorbereiding 

Zorg ervoor dat iedereen de mails van CJP kan ontvangen. Om te zorgen dat de budgethouder, docenten en studenten de e-mails van CJP goed ontvangen is het belangrijk om de IP-adressen van CJP aan de whitelist toe te voegen. Laat dit bijv. doen door de systeembeheerder of de ICT-coördinator van de school. 

Vanuit deze IP-adressen stuurt CJP e-mails: 

  • 188.94.184.36 
  • 188.94.185.36 
  • 188.94.184.37 
  • 188.94.185.37 
  • 188.94.184.38 
  • 188.94.185.38 

Stap 2. De gegevens verzamelen en klaarzetten 

1. Log in op het scholenportal via https://scholen.cjp.nl 

2. Klik op ‘beheer studenten’ voor het invoeren van studentgegevens. Voor het invoeren van docentgegevens, klik op 'beheer docenten'. De stappen voor studenten/docenten zijn hierna gelijk. 

3. Klik op de link bij stap 1 om het template te downloaden. 

Uploaden 1.

 

Het template op de juiste manier invullen: 

  • Er zijn twee Exceltemplates: één voor studenten en één voor docenten. 
  • Voor het verzamelen en op de juiste manier ordenen van de gegevens, is het belangrijk dat deze templates volgens het format ingevuld worden. 
  • Vul de kolommen precies volgens het format van de Excel-template in met de gegevens van de studenten en/of docenten. 
  • De gegevens kunnen uit de administratiesoftware van de school worden geëxporteerd. Tip: schakel de hulp van een collega op de afdeling administratie van de school in. 

Benodigde gegevens studenten: 

Benodigde gegevens docenten: 

Voornaam 

Voornaam 

Achternaam 

Achternaam 

E-mailadres 

E-mailadres 

Leerjaar 

 

klasnaam 

 

 

Uploaden 2. Overzicht template.

 

4. Sla het ingevulde template op de computer op. Om na te gaan of het template op de juiste manier is ingevuld en of de gegevens door het systeem gelezen kunnen worden, moet het bestand gecontroleerd worden in de validatietool in het scholenportal. 

5. Klik op de link bij stap 2: validatietool. Kies in volgende scherm ‘valideer studenten’ (of docenten). 

6. Open het opgeslagen bestand. Het systeem controleert of alle gegevens op de juiste manier in het Excel staan. 

Verschijnt er een rode balk? Dan is het bestand niet op de juiste manier ingevuld. De validatietool geeft aan waar de fouten zitten. Pas de fouten aan in het .xls of .xlsx bestand, sla het bestand opnieuw op en volg nogmaals stap 6. 

Verschijnt er een groene balk? Dan zijn de bestanden klaar om te worden geüpload. 

7. Upload het bestand via de link bij stap 3: Upload. 

In het overzicht ‘beheer studenten’ staan nu alle studenten. Nu kunnen de activatiecodes voor het activeren van de gratis CJP worden aangemaakt. Lees hier in de handleiding hoe je dit stap voor stap doet. 

Extra: Uploaden extra studenten en docenten 


Zijn er enkele instromers of nieuwe docenten, dan is het niet nodig een heel nieuw studenten/ docentenbestand te uploaden. 

  1. Log in op scholen.cjp.nl 
  1. Klik op ‘beheer studenten’ 
  1. Klik op ‘beheer en hulpmiddelen’ 
  1. Klik op ‘voeg student toe’ 
  1. Vul de gevraagde gegevens in en klik op toevoegen 
  1. Selecteer de student uit de lijst en nodig de student uit de CJP te activeren.

 

Alternatief proces: Anonieme gegevens uploaden  

Het aanleveren van anonieme gegevens gaat in 3 stappen: 

Stap 1. Voorbereiding 

Stap 2. Anonieme gegevens verzamelen en klaarzetten 

Stap 3. Activatiecodes genereren 

Het uploaden van de studentgegevens volgens de reguliere methode is de snelste en makkelijkste manier om de studenten de gratis CJP aan te bieden. De mails hiervoor worden makkelijk en automatisch via het Cultuurkaartsysteem verstuurd. Voor scholen die, ondanks dat CJP aan alle AVG-eisen voldoet, toch liever geen persoonsgegevens met CJP delen, is er een alternatieve manier om de gegevens anoniem te uploaden. Daarmee is de school wel verantwoordelijk voor het zorgvuldig distribueren van de activatiecode via een ander kanaal. CJP kan in dit geval geen rol spelen hierin. 


Stap 1. Voorbereiding 

Zorg ervoor dat iedereen de mails van CJP kan ontvangen. Om te zorgen dat de budgethouder, docenten en studenten de e-mails van CJP goed ontvangen is het belangrijk om de IP-adressen van CJP aan de whitelist toe te voegen. Laat dit bijv. doen door de systeembeheerder of de ICT-coördinator van de school. 

Vanuit deze IP-adressen stuurt CJP e-mails: 

  • 188.94.184.36 
  • 188.94.185.36 
  • 188.94.184.37 
  • 188.94.185.37 
  • 188.94.184.38 
  • 188.94.185.38 

Stap 2. Anonieme gegevens verzamelen en klaarzetten 

  1. Log in op het scholenportal via https://scholen.cjp.nl 
  1. Klik op ‘beheer studenten’ 
  1. Klik op de link bij stap 1 om het template te downloaden. 
  1. Vul de kolommen precies volgens het format van de Excel-template in met in dit alternatieve proces zoveel geanonimiseerde gegevens als er studenten of docenten zijn. 

 

Bijvoorbeeld: 

Afbeelding met tekst, schermopname, nummer, Lettertype Door AI gegenereerde inhoud is mogelijk onjuist.

5. Sla het ingevulde template op de computer op. Om na te gaan of het template op de juiste manier is ingevuld en of de gegevens door het systeem gelezen kunnen worden, moet het bestand gecontroleerd worden in de validatietool in het scholenportal. 

6. Klik op de link bij stap 2: validatietool. Kies in volgende scherm ‘valideer studenten’ (of docenten). 

7. Open het opgeslagen bestand. Het systeem controleert of alle gegevens op de juiste manier in het Excel staan. 

Verschijnt er een rode balk? Dan is het bestand niet op de juiste manier ingevuld. De validatietool geeft aan waar de fouten zitten. Pas de fouten aan in het .xls of .xlsx bestand, sla het bestand opnieuw op en volg nogmaals stap 6. 

Verschijnt er een groene balk? Dan zijn de bestanden klaar om te worden geüpload. 

8. Upload het bestand via de link bij stap 3: Upload. 

Stap 3. Activatiecodes genereren 

De gratis CJP biedt veel voordelen voor studenten én docenten. Om deze gratis CJP te activeren hebben zij een unieke activatiecode nodig. Als er bruikbare emailadressen zijn geüpload, dan wordt de automatisch gegenereerde code persoonlijk aan de student gemaild via de uitnodigingsmail. Lees hier de instructies voor het uitnodigingen van de student voor het activeren van de gratis CJP. 

Staan er geen bruikbare emailadressen in het bestand? 

  1. Klik op 'exporteer activatiecodes' in het menu 'beheer en hulpmiddelen'. 
  1. Er wordt een Excelbestand gegenereerd waarin in kolom F alle codes staan. Deze kunnen via de kanalen van de school gedeeld worden. 

Afbeelding met tekst, schermopname, Lettertype Door AI gegenereerde inhoud is mogelijk onjuist.

 

Deel 2: Het aanmaken en versturen van de activatiecodes 

Lees hier alle instructies voor het aanmaken van de activatiecodes en het versturen van de uitnodiging voor het activeren van de gratis CJP 

Het activeren van de CJP gaat met unieke activatiecodes. Deze code wordt automatisch gegeneerd voor elke deelnemende studenten. De code wordt aan de student gemaild in de uitnodigingsmail. Als de mail de ontvanger niet goed bereikt kan de activatiecode ook in het schoolportaal opgezocht worden. 

Heb je alle deelnemende studenten uitgenodigd? 

  1. Zorg ervoor dat iedereen de mails van CJP kan ontvangen. Om te zorgen dat de budgethouder, docenten en studenten de e-mails van CJP goed ontvangen is het belangrijk om de IP-adressen van CJP aan de whitelist toe te voegen. Laat dit bijv. doen door de systeembeheerder of de ICT-coördinator van de school. 
    Vanuit deze IP-adressen stuurt CJP e-mails: 

    188.94.184.36 
    188.94.185.36 
    188.94.184.37 
    188.94.185.37 
    188.94.184.38 
    188.94.185.38 
  1. Selecteer alle studenten of een gedeelte via de pijltjestoetsen op ‘leerjaar’, ‘klas/opleiding’ of op ‘status’. LET OP: Controleer of het volledige en juiste bestand ingeladen. Na klikken op 'activatiecodes aanmaken' is het alleen mogelijk om studenten één voor één toe te voegen. 
  1. Klik op 'activatiecodes aanmaken' 
  1. De activatiecodes verschijnen onder 'code' 
  1. Om de uitnodigingen te versturen, klik op de blauwe knop 'uitnodigingen versturen' 
  1. De student ontvangt een mail met daarin de activatiecode. De CJP kan nu worden geactiveerd! 
  1. Als er gegevens in het systeem overeenkomen met gegevens van studenten die vorig jaar al een actief lidmaatschap hadden, dan ontvangen zij geen uitnodiging maar een notificatie dat de CJP verlengd is 
  1. Controleer af en toe of er nog studenten op de status ‘uitgenodigd’ staan. Zij kunnen dan een reminder gebruiken. 

Uitnodigen
Uitnodigen 2
Uitnodigen 3